13 Cara Memilih CMS Yang Tepat

TokoDaring.Com – Cara Memilih CMS Yang Tepat. Memilih CMS (Content Management System / Sistem Manajemen Konten yang tepat untuk bisnis Anda adalah investasi dan juga bisa menjadi sebuah risiko yang besar. Pada artikel ini kami berikan 13 cara memilih CMS yang tepat.

Cara Memilih CMS Yang Tepat

Artikel terkait :

Apa Itu Alt Text

Ringkasan:

• Pergeseran pasar. Perusahaan analis melaporkan peralihan dari Web CMS ke Digital Experience Platforms (DXP) yang lebih luas karena kematangan pasar dan kebutuhan konsumen yang terus berkembang.
• Dibutuhkan ketangkasan. Memilih CMS yang salah dapat menghambat ROI, sehingga menekankan pentingnya memilih sistem pengelolaan konten yang fleksibel dan tangkas.
• Pendekatan strategis. Mengevaluasi operasi konten secara holistik dan mempertimbangkan strategi implementasi jangka panjang dan keterlibatan mitra sangat penting untuk keberhasilan penerapan CMS.

Dua firma analis terkemuka yang fokus pada teknologi Website Conent Management System (Web CMS) melaporkan matinya perangkat lunak yang mengelola dan menerbitkan konten di situs website.

• Gartner pada tahun 2020, mengumumkan bahwa mereka mematikan Web Content Management Magic Quadrant yang telah berusia 20 tahun karena pasar “telah mencapai kematangannya dengan produk yang menjadi lebih homogen.” Permintaan telah bergeser dari WCM (Web Content Management) ke cakupan DXP (Digital Experience Platforms) yang lebih luas.
• Forrester mengatakan ada era baru teknologi dan strategi Web CMS yang dibangun di atas fondasi yang tangkas dan terbuka yang mendukung pengalaman digital di luar situs website.

Bennarkah kita memasuki era kematian Web CMS (WCM) ? Sepertinya tidak. Situs website masih perlu didukung oleh teknologi konten. Namun teknologi yang sama memerlukan penyesuaian apalagi di era AI, karena konsumen menginginkan pengalaman konten yang relevan di berbagai chanel.

Itulah mengapa melakukan proses seleksi pengelolaan konten website (WCM) secara menyeluruh menjadi semakin penting. Platform WCM yang dipilih dengan cepat mungkin saja akan menciptakan banyak petualangan dan kegembiraan bagi Anda dan tim, tetapi itu bukan kegembiraan yang Anda harapkan.

Memilih CMS yang salah berarti organisasi Anda tidak akan mewujudkan janji laba atas investasi (ROI) yang menjadi dasar proyek tersebut. Jadi, mari kita jawab dulu 2 pertanyaan berikut dan barulah barulah kemudian kita akan membahas strategi bagaimana memilih CMS.

• Apa itu Content Management ?
• Apa yang dimaksud dengan Content Management System?”

Apa Itu Content Management?

Pada intinya, content manajement adalah proses sistematis pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan dan penyebaran informasi sepanjang siklus hidup kontennya. Di dunia digital, ini adalah seni dan ilmu dalam menyusun dan menyampaikan konten secara efektif kepada audiens yang tepat pada waktu yang tepat. Konten dapat berkisar dari teks dan grafik hingga file multimedia dan aset digital lainnya.

Apa Itu CMS (Sistem Manajemen Konten)?

Setelah membahas manajemen, mari kita bahas apa itu CMS? CMS adalah aplikasi yang memfasilitasi pembuatan, pengelolaan, dan modifikasi konten digital. Hal ini biasanya melibatkan manajemen konten perusahaan (ECM) dan manajemen konten web (WCM).

Inti dari CMS adalah kemampuan yang memungkinkan bahkan pengguna non-teknis untuk menyederhanakan prosedur penerbitan web dan membuat situs web yang kaya konten. Beberapa contoh sistem manajemen konten yang populer meliputi:

• WordPress
• Joomla
• Drupal
• Adobe Pengalaman Cloud
• Cloud Pengalaman Tenaga Penjualan

13 Cara Memilih CMS Yang Tepat

Sekarang kita telah membahas apa itu CMS dan beberapa pemain terbaik di bidang platform, mari kita lihat cara memilih sistem manajemen konten yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.

1. Kenali 4 Pilar Utama WCM Ini

Seth Gottlieb, seorang veteran selama 20 tahun di industri manajemen konten website dan mantan CTO untuk penawaran global di Lionbridge (sekarang menjadi SVP teknologi di RSA Conference) memberi kami informasi bertahun-tahun yang lalu yang masih harus diingat oleh pembeli Web CMS. Ini mencakup empat pilar utama proses seleksi manajemen konten website:

• Dukungan: Ini mungkin terbatas pada patch produk dasar dan mungkin mencakup layanan seperti hosting, pendampingan pengguna, panduan strategis, atau bahkan pengembangan website.
• Visi: “Cara vendor melihat pasar dan peran produk akan menentukan peta jalan produk. Jika pelanggan dan vendor selaras, maka fitur yang diinginkan akan terus ditambahkan dan produk akan tumbuh bersama pelanggan. Jika selaras, tidak, maka fitur-fitur baru tersebut mungkin tidak diinginkan dan mengacaukan produk,” kata Gottlieb.
• Komunitas: Lihatlah komunitas pelanggan Anda yang ada untuk mendapatkan visi dan referensi dari orang atau organisasi yang memiliki tantangan dan tujuan serupa.
• Stabilitas dan fokus: Jika Anda memiliki “penekanan yang terlalu besar pada pertumbuhan”, hal ini mungkin menyarankan strategi keluar yang mungkin membuat Anda terdampar. “Dalam kasus vendor perangkat lunak perusahaan besar, pastikan bahwa produk ini merupakan inti dari keseluruhan strategi mereka,” jelas Gottlieb.

2. Validasi Kebutuhan CMS Sejak Awal

Dengan berkembangnya teknologi pemasaran (martech) dan kemampuan crossovernya, banyak yang tidak, namun harus, memvalidasi kebutuhan akan CMS baru, menurut Cathy McKnight, kepala pemecah masalah dan analis utama untuk The Content Advisory, lembaga konsultasi & pendidikan kelompok Institut Pemasaran Konten.

Ajukan pertanyaan seperti:

• Apakah kita mempunyai masalah teknologi atau ada hal lain yang terjadi sepanjang siklus hidup konten?
• Bisakah kami menyelesaikan masalah kami dengan memperbaiki konten, aset, dan/atau menyesuaikan proses kami?
• Bisakah/haruskah kita memperbarui, alih-alih mengganti, teknologi yang sudah ada?
• “Menerapkan teknologi baru atau berpindah dari satu solusi ke solusi lainnya sangatlah mengganggu dan memakan waktu,” kata McKnight. “Perusahaan memerlukan waktu hingga dua tahun penuh untuk memilih, menerapkan, dan memigrasikan konten ke platform baru, dan kemudian tantangan adopsi dan pelatihan pengguna dimulai. Jadi memastikan teknologi baru dibutuhkan adalah tantangan pertama yang penting untuk dilewati.”

3. Buat Daftar Pemenang Potensial

Bagian ini tidak mudah. Pada akhirnya, Anda ingin memilih sistem manajemen konten yang melakukan dua hal. Pertama, ini mendukung kebutuhan Anda, dan kedua, mudah digunakan. Namun mengevaluasi fungsionalitas dan kegunaan perangkat lunak CMS membutuhkan waktu. Jadi hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membuang waktu untuk berhubungan intim dengan produk yang salah.

Berikut cara memulainya:

• Filter untuk teknologi yang relevan.
• Filter sesuai anggaran Anda.
• Filter untuk fungsionalitas bisnis.
• Pertimbangkan kedekatan pasangan Anda.

4. Berpikir Secara Holistik Tentang Operasi Konten

Jeff Cram, mantan mitra di PK Global (yang sekarang menjadi Concentrix Catalyst) dan sekarang mitra pengelola & kepala vertikal di Concentrix, mengatakan kepada CMSWire bahwa akan lebih mudah ketika pengelola konten memikirkan CMS sebagai pembelian teknologi tunggal yang akan mengelola dan memublikasikan semua konten mereka. konten situs website.

Sebelum berlomba mengevaluasi platform konten baru, organisasi harus mengambil langkah mundur dan melihat keseluruhan proses operasi konten mereka.

“Banyak permasalahan yang sering terjadi di bagian hulu dalam proses kolaborasi dan kreasi — area kebutuhan yang sering kali tidak terlayani dengan baik (atau tidak sama sekali) oleh vendor CMS,” kata Cram. “Peran platform manajemen aset digital dan pemasaran konten kini semakin tumpang tindih dengan solusi CMS tradisional. Sebagian besar organisasi memerlukan berbagai solusi konten untuk memenuhi kebutuhan ini, dan persyaratan ini harus dipandu oleh strategi konten dan bukan fitur vendor tertentu. Menggunakan teknologi yang salah untuk pekerjaan konten dapat menjadi resep bencana.”

5. Sangat Bersandar pada Skenario Penggunaan

Anda perlu menggali lebih dalam kebutuhan Anda untuk menemukan produk yang paling sesuai untuk organisasi Anda. Namun jangan sepenuhnya bergantung pada spreadsheet untuk ini.

Spreadsheet sangat bagus untuk memberi nama fitur, namun tidak akan memandu Anda hingga memahami dengan tepat bagaimana produk ini dapat bekerja dengan pengguna tertentu dan konten spesifik yang perlu dikelola oleh organisasi Anda. Di sinilah skenario penggunaan mengambil alih dan mengajukan pertanyaan menarik.

Skenario adalah sebuah cerita pendek — ditulis dalam bahasa yang dipahami orang awam — yang menggambarkan interaksi pengguna dengan sistem untuk mencapai tujuan bisnis. Skenario merangkum banyak persyaratan spesifik dan memberinya makna dan konteks yang lebih luas.

Ini adalah empat atribut skenario yang efektif:

• Itu ditulis dengan mempertimbangkan pengguna tertentu.
• Ini membahas tugas penting dan umum dilaksanakan.
• Ini merujuk pada konten yang ingin Anda kelola.
• Hal ini cukup terbuka untuk mengungkap perbedaan dalam desain dan pendekatan produk.

Sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya skenario dalam proses seleksi.

6. Jangan Menyalahgunakan Matriks Fitur Anda

Jika Anda pernah mengevaluasi platform perangkat lunak perusahaan, Anda mungkin tahu tentang matriks persyaratan. Biasanya datang dalam bentuk spreadsheet dan terdiri dari daftar kemampuan — atau persyaratan — yang harus dimiliki suatu produk untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Kemampuan dicantumkan, biasanya berdasarkan kategori tingkat tinggi, di kolom pertama sebelah kiri. Di bagian atas, terdapat daftar berbagai produk yang sedang dievaluasi. Di badan dokumen, Anda mencatat apakah persyaratan dipenuhi atau tidak atau Anda memberi skor pada setiap produk untuk kesesuaian di area masing-masing.

Contoh persyaratan dalam matriks fitur web CMS meliputi:

• Pemisahan konten & presentasi yang kuat.
• Definisi tipe konten yang fleksibel.
• Dukungan back office untuk Mac & Windows.
• Riwayat versi dengan rollback.
• Penulisan & persetujuan seluler.
• Dukungan multi-bahasa yang kuat.
• Pengiriman konten seluler.
• Integrasi dengan produk X.

Beberapa orang akan meminta Anda untuk membuang matriks persyaratan sepenuhnya, tetapi kami tidak setuju. Ada beberapa cara bagus untuk menggunakan matriks ini yang menjadikannya alat yang bermanfaat dalam jangka panjang.

7. Fitur Tidak Diimplementasikan Sendiri

Banyak fitur CMS memerlukan perbaikan tambahan agar dapat berfungsi penuh, menurut Travis Warholic, konsultan senior di Avantia. Perangkat lunak ini mungkin memiliki kemampuan personalisasi yang luas atau dapat mendukung alur persetujuan penulis yang paling rumit, namun hal itu tidak terjadi begitu saja.

“Ketahuilah bahwa hampir setiap fitur yang ditawarkan perangkat lunak, biasanya diperlukan upaya implementasi,” kata Warholic. “Ini bukan kegagalan perangkat lunak; itu hanyalah sesuatu yang sering kali tidak diperhitungkan dan seharusnya diperhitungkan. Kenali perusahaan Anda dan solusi apa yang tepat untuk budaya perusahaan Anda.”

CMS mungkin mendukung alur kerja yang kompleks dengan berbagai tingkat persetujuan, namun apakah hal tersebut tepat untuk perusahaan Anda? Atau apakah hal itu hanya akan menyebabkan penundaan yang melumpuhkan dalam penerbitan konten? Apakah kontennya terlalu sensitif sehingga memerlukan banyak tingkat peninjauan? Apakah Anda memiliki banyak orang berbeda dalam sistem yang menyumbangkan konten? Atau apakah konten Anda benar-benar ditambahkan oleh sedikit sumber daya?

“Jika ya,” kata Warholic, “alur kerja yang disederhanakan mungkin lebih tepat.”

8. Jangan Terganggu oleh Hal-Hal Mengkilap

Fitur-fitur seperti kemampuan CMS tanpa kepala, personalisasi, dan pengalaman omnichannel sedang populer saat ini. Bersikaplah realistis tentang kedewasaan perusahaan Anda dan kesesuaian fitur-fitur ini dengan peta jalan Anda, kata Warholic.

“Apakah Anda memiliki sumber daya dan proses untuk memenuhi kebutuhan personalisasi pembuatan konten dan kurasi?” Dia bertanya. “Dan strategi untuk menentukan tujuan dan KPI yang akan diukur? Jika tidak, mungkin hal tersebut tidak seharusnya menjadi kriteria evaluasi dengan prioritas tinggi. Dan hanya karena semua orang membicarakan tentang CMS tanpa kepala, bukan berarti itu adalah pilihan yang tepat untuk perusahaan Anda.”

Apakah Anda memiliki tim pengembang yang berdedikasi untuk menciptakan pengalaman pengguna yang dinamis di seluruh saluran selain CMS tanpa kepala Anda? Jika tidak, ini mungkin bukan pilihan yang tepat untuk Anda.

“Terganggu oleh hal-hal yang mengilap bisa lebih berbahaya daripada membantu,” katanya. “Proyek CMS yang sukses sebagian besar ditentukan oleh fondasi yang kuat dan berpegang teguh pada fundamental.”

9. Berseluncur ke Tempat Tujuan Puck ‘WYSIWYG’

Menurut Cram, memahami secara mendalam peta jalan produk dan arah vendor yang Anda evaluasi menjadi lebih penting dari sebelumnya. Arsitektur produk yang mendasari dan pendekatan implementasi untuk menyusun pengalaman digital berubah dengan cepat — arsitektur cloud, SaaS, headless, dan decoupled telah banyak mengubah permainan CMS, tambahnya.

“Di mana vendor Anda akan (atau tidak akan berada) dalam satu tahun dan seberapa baik mereka melaksanakannya bisa menjadi lebih penting seperti saat ini,” kata Cram. “Berhati-hatilah dalam mengevaluasi vendor CMS melalui kaca spion.”

10. Tanggapi Demo Produk dengan Serius

Setelah Anda menyelesaikan persyaratan fitur, mengembangkan skenario penggunaan, dan melakukan riset produk awal, tahap selanjutnya dari proses seleksi melibatkan evaluasi produk terhadap kebutuhan Anda yang terdokumentasi.

Keberhasilan menyelesaikan fase ini berarti Anda telah memilih produk dan/atau mitra implementasi yang kompatibel dengan konten dan cara Anda menjalankan bisnis. Produk memenuhi kriteria obyektif dan subyektif Anda.

Kegagalan dalam fase ini berarti Anda akan terpengaruh oleh tenaga penjualan yang paling karismatik atau Anda akan terjebak dalam siklus penjualan tanpa akhir yang tidak mengarahkan Anda pada keputusan yang tepat. Tidak ada kasus yang menarik — jadi cobalah untuk menghindari skenario ini.

Anda akan belajar lebih banyak dengan melihat produk beraksi daripada membaca laporan analis atau permintaan tanggapan proposal dari vendor. Namun agar efektif, demonstrasi produk memerlukan investasi besar dari kedua belah pihak. Anda tidak akan belajar apa pun dengan sesekali mengintip dari email Anda untuk melihat demo kalengan tentang bisnis fiktif yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan Anda. Jika Anda menjalankan demonstrasi dengan benar Anda akan mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Seberapa alamikah produk tersebut sesuai dengan visi kita?
• Penyesuaian atau kompromi apa yang harus kita lakukan jika memilih produk ini?
• Apakah vendor memahami bisnis saya dan cara saya bekerja?
• Apakah saya akan diperlakukan seperti pelanggan penting?
• Apakah tim saya memiliki chemistry yang baik dengan vendor?
• Demo produk akan menyita banyak waktu tim Anda. Jadi persiapkan mereka terlebih dahulu.

11. Memberikan Pertimbangan Besar pada Tim Pelaksana

McKnight, yang melakukan wawancara dengan CMSWire pada tahun 2018 dan 2020 mengenai topik ini, mengatakan bahwa dia tetap berpegang pada pendirian awalnya bahwa mitra memainkan peran penting dalam keberhasilan teknologi manajemen konten apa pun.

“Anda dapat memiliki teknologi yang dapat melakukan segalanya kecuali hidangan, namun jika tim implementasi — internal dan/atau eksternal — tidak memahami tujuan bisnis dan kebutuhan fungsional Anda serta cara memenuhinya dengan CMS yang diterapkan, maka teknologi tersebut akan membantu Anda mencapai tujuan tersebut. hasilnya kemungkinan besar akan di bawah standar,” kata McKnight. “Di sisi lain, Anda dapat memiliki CMS yang biasa-biasa saja tetapi tim implementasi yang tahu bagaimana membuatnya mampu memenuhi kebutuhan Anda saat ini dan kebutuhan di masa depan, dan CMS akan menjadi seperti sebuah bangunan khusus yang melayani dan berkembang untuk terus memungkinkan pengelolaan konten yang memenuhi kebutuhannya, dan audiensnya.”

Cram setuju, menambahkan bahwa Anda mungkin mengalami “sakit CMS” tetapi tidak perlu mengganti CMS Anda sama sekali.

“Kami telah bertemu dengan banyak organisasi yang perlu menerapkan kembali solusi yang mereka miliki secara lebih strategis,” kata Cram. “Hal ini dapat mencakup perancangan ulang untuk penggunaan kembali konten yang lebih baik, memodernisasi arsitektur front-end Anda, atau sekadar ‘mematikan’ bagian platform konten yang tidak Anda perlukan atau gunakan.”

Implementasi CMS Anda dari dua hingga tiga tahun yang lalu mungkin tidak “ramah masa depan” seperti yang Anda harapkan, dan Anda dapat menghemat uang dan mengubah kesulitan manajemen dengan mengambil pendekatan yang lebih strategis terhadap implementasi dan integrasi Anda. “Akan sangat membantu jika Anda mendapatkan opini kedua tentang CMS yang ada dan penerapannya sebelum Anda mengirimkan RFP tersebut,” tambahnya.

12. Pilih Mitra Implementasi Sejak Dini

Untuk itu, menurut Warholic, mitra implementasi Anda harus terlibat sejak awal. Semakin cepat mereka menyesuaikan diri dengan tujuan perusahaan Anda dan mulai menerjemahkannya ke dalam implementasi Anda, maka Anda akan semakin baik, menurut Warholic.

“Mereka harus memiliki pemahaman penuh tentang pemasaran, personalisasi, integrasi, dan interaksi yang Anda impikan untuk situs Anda,” tambah Warholic. “Mitra yang tepat akan sangat penting dalam menerjemahkan strategi ini ke dalam persyaratan teknis dan, pada akhirnya, implementasi. Mitra implementasi yang tepat akan memiliki tim multidisiplin yang terdiri dari analis, arsitek, dan pengembang yang mendengarkan kebutuhan Anda dan membantu menyaringnya.”

13. Pahami Dasar Kesuksesan Anda

Salah satu perubahan akhir-akhir ini, menurut McKnight, untuk pilihan CMS adalah semakin banyak perusahaan yang mendefinisikan atau setidaknya mencoba mendefinisikan seperti apa solusi minimal yang layak bagi mereka dalam hal manajemen konten. Bukan berarti teknologi yang mereka pilih hanya memenuhi persyaratan minimum organisasi, namun lebih untuk memahami landasan kesuksesan mereka.

Perusahaan-perusahaan, katanya, dapat menggunakan hal ini sebagai “batu ujian untuk bangkit kembali sehingga mereka tidak terjebak dalam hype dan mengabaikan kebutuhan inti mereka akan vendor-vendor teknologi yang sangat senang membuat prospek mereka kagum.” Hal ini juga mendukung peralihan ke pemikiran dari luar ke dalam mengenai persyaratan, tambah McKnight.

“Senang rasanya melihat beberapa perusahaan menyadari bahwa teknologi CMS bukan hanya tentang pengguna – tim konten dan pemasaran – namun juga harus memenuhi kebutuhan dan harapan audiens mereka,” kata McKnight. “Pada akhirnya merekalah yang perlu dilayani dari CMS, sehingga mereka dapat melakukan apa yang mereka perlukan agar mereka dapat mengakses dan mengonsumsi konten sesuai keinginan mereka.”

Kesimpulan, Cara Memilih CMS Yang Tepat

Terakhir, ketahuilah bahwa artikel ini memberikan kerangka kerja untuk menjawab pertanyaan, “Apa itu CMS?” dan memulai proses seleksi Anda. Namun seperti proyek perusahaan lainnya, pertimbangan dan kompleksitas dalam memilih platform Web CMS baru banyak. Mendapatkan bantuan profesional dalam proses ini bukanlah hal yang memalukan — ini merupakan pilihan yang patut dipertimbangkan secara serius.